Source-to-Pay in SAP S/4HANA: Einkaufsprozess und Integration von FI und CO

Eine Bestellung in SAP wirkt auf den ersten Blick wie ein reiner Einkaufsvorgang. Tatsächlich löst sie im Hintergrund eine ganze Kette von Buchungen in der Finanzbuchhaltung und im Controlling aus – oft ohne, dass Einkauf und Finance das im Alltag bewusst wahrnehmen. Wer diesen Zusammenhang kennt, versteht nicht nur Belege und Buchungssätze besser, sondern erkennt auch schneller, woran es hakt, wenn ein Projekt bei der Kontenfindung oder der Kontierung ins Stocken gerät.

In diesem Beitrag nehmen wir Sie mit auf den Weg durch den sogenannten Source-to-Pay-Prozess in SAP S/4HANA – von der ersten Bestellanforderung bis zur Rechnungsprüfung. Sie erfahren, welche Belege an welcher Stelle entstehen, wo Obligo-Buchungen ins Spiel kommen und warum das Universal Journal in S/4HANA die Zusammenarbeit von MM, FI und CO grundlegend verändert hat.

Der Source-to-Pay-Prozess in SAP S/4HANA im Überblick

Bevor wir in die Details der einzelnen Schritte einsteigen, hilft ein Gesamtbild. Die folgende Grafik zeigt den Source-to-Pay-Prozess in drei Spuren: den operativen Ablauf im Einkauf, die dabei entstehenden Belege im Rechnungswesen und die parallele Wirkung im Controlling.

Source-to-Pay-Prozess in SAP S/4HANA von der Bestellanforderung bis zur Rechnungsprüfung mit Auswirkungen auf FI und CO — Abbildung 1: Der Source-to-Pay-Prozess in SAP S/4HANA – operativer Ablauf, Belege in FI und Wirkung im Controlling.

Auf den ersten Blick wirkt der Prozess linear: Bedarf, Bestellung, Ware, Rechnung. Auf den zweiten Blick zeigen sich zwei Punkte, die im Projektalltag regelmäßig für Rückfragen sorgen. Erstens entsteht der erste echte Finanzbeleg bereits beim Wareneingang – nicht erst bei der Rechnungsprüfung. Zweitens läuft im Controlling von Anfang an ein zweiter Strang mit, das Obligo, lange bevor überhaupt etwas gebucht wird. Diese Stationen schauen wir uns jetzt im Detail an.

Stammdaten, Bedarf und Bestellanforderung (BANF)

Am Anfang jedes Beschaffungsvorgangs stehen die Stammdaten: der Lieferant – in S/4HANA zwingend als Geschäftspartner geführt –, der Materialstammsatz sowie gegebenenfalls Einkaufsinfosatz und Kontrakt. Erst darauf aufbauend entsteht eine Bestellanforderung (Purchase Requisition). Sie kann manuell durch die anfordernde Fachabteilung oder automatisch über einen MRP-Lauf (Materialbedarfsplanung) angelegt werden.

Fachlich entscheidend ist an dieser Stelle die Unterscheidung zwischen zwei Beschaffungsarten:

Lagermaterial: Es liegt ein Materialstammsatz vor, über den die spätere Kontierung automatisch gesteuert wird. Der Wert fließt beim Wareneingang zunächst auf ein Bestandskonto.
Verbrauchsmaterial (Direktverbrauch, z. B. für eine Kostenstelle oder einen Innenauftrag): Hier wird die Bestellanforderung direkt gegen ein Kontierungsobjekt gebucht.

Ist eine Position verbrauchsfähig kontiert, legt das System beim Sichern der Bestellanforderung ein Obligo im internen Rechnungswesen an. Das bedeutet: Es wird noch nichts gebucht, aber das Budget der Kostenstelle wird bereits vorgemerkt.

Praxishinweis: Das Obligo entsteht nur, wenn die Obligoverwaltung im Kostenrechnungskreis aktiviert und die Fortschreibung für Bestellanforderungen eingestellt ist. Wer in einem Projekt erwartete Obligos vermisst, sollte zuerst hier nachsehen – nicht in der Kontierung.

Bestellung (Purchase Order)

Der Einkäufer ordnet der Bestellanforderung eine Bezugsquelle zu – automatisiert oder manuell – und wandelt sie in eine Bestellung um. Auch hier gilt: Ist die Bestellposition verbrauchsfähig einem Kontierungsobjekt zugeordnet, entsteht beim Sichern erneut ein Obligo im Controlling. Die vorherige Vormerkung aus der Bestellanforderung wird dabei abgebaut und durch das genauere Bestell-Obligo ersetzt.

Noch entsteht kein FI-Beleg. Diese Vorbelastung ist aber zentral für ein realistisches Kostencontrolling, weil sie verhindert, dass ein Budget doppelt verplant wird, obwohl die Rechnung noch gar nicht vorliegt.

Wareneingang (Goods Receipt)

Der Wareneingang ist der erste Schritt, der tatsächlich einen Finanzbeleg erzeugt – vorausgesetzt, die Warenbewegung ist bewertungsrelevant, wirkt sich also auf die Bestandsbewertung im Hauptbuch aus. Eine Umlagerung innerhalb desselben Werks bei identischer Bewertung ist das beispielsweise nicht.

Bei der Wareneingangsbuchung mit Bestellbezug in den bewerteten Bestand kommt standardmäßig die Bewegungsart 101 zum Einsatz – ein dreistelliger Schlüssel, der neben der Steuerung der Bestandsführung auch eine zentrale Rolle bei der automatischen Kontenfindung spielt: Zusammen mit Bewertungsklasse, Buchungskreis und weiteren Merkmalen bestimmt die Bewegungsart, welche Bestands- bzw. Verbrauchskonten in FI fortgeschrieben werden.

Das System erzeugt bei jeder Warenbewegung zwei getrennte, aber zusammengehörige Belege:

den Materialbeleg (Mengensicht: Material, Menge, Lagerort, Bewegungsart)
den Buchhaltungsbeleg (Wertsicht: Sachkonten und Beträge)

Buchungssatz beim Wareneingang

Lagermaterial

Soll: Bestandskonto (Bilanzkonto)

Haben: WE/RE-Verrechnungskonto

Verbrauchsmaterial mit Kontierung

Soll: Verbrauchskonto (Aufwand)

Haben: WE/RE-Verrechnungskonto

Bei Lagermaterial mit Standardpreissteuerung (S) und einem davon abweichenden Bestellpreis entsteht zusätzlich eine Buchung auf das Preisdifferenzkonto.

Das WE/RE-Konto ist ein technisches Verrechnungskonto. Es überbrückt den zeitlichen Versatz zwischen Wareneingang und Rechnungseingang und wird erst bei der Rechnungsprüfung wieder ausgeglichen.

Weitere Integrationspunkte in FI und CO

Über die reine FI-Buchung hinaus stößt der Wareneingang eine ganze Reihe weiterer Folgeaktivitäten an:

Einkauf: Die Bestellentwicklung, also der Status der Bestellposition, wird fortgeschrieben.
Materialstamm: Bestandsmengen und -werte in der Buchhaltungssicht werden aktualisiert. Bei Preissteuerung „gleitender Durchschnittspreis“ (V) wird zusätzlich der Materialpreis neu berechnet; bei Standardpreis (S) bleibt der Preis unverändert.
Material-Ledger: In S/4HANA obligatorisch aktiv. Es führt die Bestandswerte parallel in mehreren Währungen bzw. Bewertungen und bildet die Grundlage für eine optionale Istkalkulation.
Internes Rechnungswesen (CO): Bei verbrauchsfähiger Kontierung wird das zuvor gebildete Obligo aufgelöst und stattdessen ein echter Ist-Kostenwert auf das Kontierungsobjekt gebucht – aus der Reservierung wird tatsächlicher Werteverzehr.
Qualitätsmanagement (falls aktiv): Prüflose werden angelegt.
Lagerverwaltung (falls aktiv): Ein Transportbedarf für die physische Einlagerung wird erzeugt.

Rechnungsprüfung (Logistik-Rechnungsprüfung)

Mit der Lieferantenrechnung schließt die Logistik-Rechnungsprüfung den operativen Beschaffungsprozess ab. Wird eine Rechnung mit Bezug zur Bestellung erfasst, schlägt das System Menge, erwarteten Betrag und Zahlungsbedingungen automatisch aus Bestellung und Wareneingang vor. Weichen Rechnungsbetrag oder Rechnungsmenge über die hinterlegten Toleranzgrenzen hinaus vom erwarteten Wert ab, sperrt das System die Rechnung automatisch zur Zahlung.

Buchungssatz bei der Rechnungsprüfung

Soll: WE/RE-Verrechnungskonto (Nettobetrag) – damit wird die Buchung aus dem Wareneingang neutralisiert

Soll: Vorsteuerkonto (Steuerbetrag)

Haben: Kreditorenkonto / Verbindlichkeiten (Bruttobetrag)

Weicht der Rechnungspreis vom Bestellpreis ab, hängt die weitere Behandlung von der Art der Beschaffung ab:

Verbrauchsfähige Kontierung: Die Differenz wird direkt auf das Kontierungsobjekt nachbelastet und korrigiert die zuvor gebuchten Ist-Kosten.
Lagermaterial mit gleitendem Durchschnittspreis (V): Der Bestand wird nachbewertet – sofern noch ausreichend Bestand vorhanden ist. Der nicht gedeckte Anteil geht auf das Preisdifferenzkonto.
Lagermaterial mit Standardpreis (S): Die Differenz geht vollständig auf das Preisdifferenzkonto.

An dieser Stelle entstehen die beiden Sichten, die in der Grafik oben zu sehen sind: die FI-Sicht (Finanzbuchhaltung, z. B. über FB03) und – bei Kostenstellenbezug – die CO-Sicht (Controlling, z. B. über KSB1).

Der entscheidende Unterschied zu SAP ERP

In S/4HANA sind das keine zwei getrennten Belege mehr. Eine primäre Kostenbuchung erzeugt genau einen Beleg im Universal Journal; FI- und CO-Informationen stehen in derselben Zeile der Tabelle ACDOCA. FB03 und KSB1 sind zwei Auswertungssichten auf denselben Datensatz. Einen eigenständigen CO-Beleg gibt es nur noch bei rein internen Controlling-Vorgängen wie Umbuchungen, Umlagen oder Verrechnungen.

Praktisch heißt das: Kostenstelle, Sachkonto, Bestellreferenz und Lieferant lassen sich in einem einzigen Bericht gemeinsam auswerten – ohne die separate Abstimmung zwischen FI- und CO-Tabellen, die im klassischen SAP ERP noch nötig war.

Der Source-to-Pay-Prozess auf einen Blick

Für die Praxis ist es hilfreich, die Prozessschritte einmal kompakt mit der jeweiligen SAP-GUI-Transaktion und der entsprechenden Fiori-App nebeneinanderzustellen:

Alt-Text: Übersicht der GUI-Transaktionen und Fiori-Apps im Source-to-Pay-Prozess in SAP S/4HANA von der Bedarfsermittlung bis zur FI- und CO-Sicht.

Hinweis: Die Bezeichnungen der Fiori-Apps unterscheiden sich zwischen den Releases. Maßgeblich ist der App-Katalog Ihres Systems.

Die Tabelle ist bewusst prozessorientiert gehalten: Sie zeigt, an welcher Stelle welches Werkzeug zum Einsatz kommt – nicht, wie die zugrundeliegende Kontenfindung im Customizing eingerichtet wird.

Was der Source-to-Pay-Prozess je nach Branche bedeutet

Der beschriebene Ablauf ist der SAP-Standard. Wie stark die einzelnen Stationen ins Gewicht fallen, unterscheidet sich in der Praxis aber erheblich – und daran entscheidet sich in Migrationsprojekten, wo Aufwand und Risiko tatsächlich liegen.

Industrie und Fertigung: Hier trägt der Lagermaterial-Strang. Bewertungsklasse, Preissteuerung, automatische Kontenfindung und die Behandlung von Preisdifferenzen sind der Kern; Fehler schlagen unmittelbar auf Bestandsbewertung und Herstellkosten durch. Das Material-Ledger ist entsprechend prüfungsrelevant.
Handel: Die Herausforderung liegt weniger in der Logik als im Volumen. Viele Lieferanten, hohe Belegzahlen und enge Toleranzen machen die Rechnungsprüfung und die Klärung offener WE/RE-Posten schnell zum Engpass.
Logistik und Dienstleistung: Beschafft wird überwiegend kontiert. Damit verlagert sich der Schwerpunkt vom Bestandskonto auf das Obligo und die Kostenstellensteuerung.
Banken und Finanzdienstleister: Praktisch jede Bestellposition ist kontiert, bewertete Lagerhaltung ist die Ausnahme. Der Obligo-Strang ist hier faktisch der gesamte Prozess.

Für die Migrationsplanung ist diese Unterscheidung mehr als eine Feinheit. Wer aus einem Bestandssystem kommt, in dem nahezu alles kontiert gebucht wurde, braucht in der Konzeption kein umfangreiches Kapitel zur Bestandsbewertung – wohl aber ein belastbares Obligo-Konzept und eine saubere Kostenstellen- und Profitcenter-Struktur. In einem fertigenden Unternehmen entscheidet dagegen die Kontenfindung darüber, ob die Bilanz nach dem Go-live stimmt. In beiden Fällen gilt: Weil das Universal Journal Kostenstelle, Profitcenter, Sachkonto und Bestellreferenz in derselben Zeile führt, lassen sich diese Fragen nach der Migration erstmals in einem einzigen Bericht beantworten.

Warum diese durchgängige Sicht in SAP S/4HANA so wichtig ist

Im klassischen SAP ERP lagen FI-Belege und CO-Werte in getrennten Datenstrukturen, die regelmäßig abgeglichen werden mussten. Mit dem Universal Journal in S/4HANA entfällt diese Trennung technisch: Jede kostenrechnungsrelevante Buchung landet inklusive der CO-Zusatzfelder – Kostenstelle, Innenauftrag, PSP-Element, Profitcenter – in derselben Struktur wie der FI-Beleg. Das reduziert Redundanzen, beschleunigt das Reporting erheblich und macht Prozessanalysen im Einkauf deutlich einfacher, etwa die Frage, welche Bestellungen zu welchen Kostenüberschreitungen geführt haben.

Für die Beratungspraxis bedeutet das: Wer im Rahmen einer S/4HANA-Migration oder -Einführung den Einkaufsprozess fachlich betreut, muss end-to-end denken. Eine Fehlkonfiguration in der Kontenfindung oder eine falsche Kontierung in der Bestellung wirkt sich nicht isoliert im Einkauf aus, sondern zieht sich über das Obligo bis in die Kostenrechnung und das Berichtswesen durch. Deshalb lohnt es sich, den Prozess nicht modulweise zu betrachten – erst MM, dann FI, dann CO –, sondern als durchgängige Kette.

Fazit: Einkauf, FI und CO in SAP S/4HANA

Der Einkaufsprozess in SAP ist weit mehr als das Anlegen einer Bestellung. Die wichtigsten Erkenntnisse im Überblick:

Bereits die Bestellanforderung kann – bei verbrauchsfähiger Kontierung und aktiver Obligoverwaltung – ein Obligo im Controlling auslösen, lange bevor eine Rechnung im System ist.
Die Bestellung ersetzt dieses Obligo durch eine genauere Vorbelastung, erzeugt aber noch keinen FI-Beleg.
Erst der Wareneingang löst den ersten echten Finanzbeleg aus – und wandelt bei kontierter Beschaffung das Obligo in tatsächliche Ist-Kosten um.
Die Rechnungsprüfung schließt den Kreis: Sie gleicht das WE/RE-Konto aus, bucht die Verbindlichkeit inklusive Vorsteuer und korrigiert bei Preisabweichungen die Werte in Bestand oder Kostenrechnung.
In S/4HANA führt das Universal Journal FI- und CO-Sicht in einer gemeinsamen Datenstruktur zusammen – aus zwei Belegen werden zwei Sichten auf denselben Beleg.

Wer im SAP-Umfeld berät, profitiert enorm davon, diesen End-to-End-Prozess nicht nur technisch, sondern auch fachlich in seiner vollen Tiefe zu verstehen – denn dort entstehen die Fragen, die in Projekten wirklich zählen.

Wie sieht das in Ihren Projekten aus? Arbeiten Sie schon mit dem Universal Journal, oder stehen Sie noch am Anfang einer S/4HANA-Migration? Wir freuen uns auf Ihre Erfahrungen und Fragen!

Hinweis: Dieser Beitrag beschreibt den SAP-Standardprozess und die typische Kontenfindungslogik in SAP S/4HANA. Konkrete Kontenpläne, Kontierungsregeln und Customizing-Einstellungen können je nach Unternehmen und Branche abweichen.

Über den Autor

Yasir Rana

Yasir Rana ist Consultant bei der movisco AG und verfügt über fundierte Kenntnisse in SAP S/4HANA mit Schwerpunkt auf Sales (SD) sowie Sourcing & Procurement (MM). Seine Expertise umfasst insbesondere die Analyse und Optimierung von Geschäftsprozessen, Vertriebs- und Beschaffungsprozesse sowie SAP Business Process Integration. Darüber hinaus verfügt er über Kenntnisse im SAP SD- und MM-Customizing sowie im Umgang mit SAP GUI und SAP Fiori. Mehrere SAP-Zertifizierungen, unter anderem in SAP S/4HANA Cloud Private Edition – Sales und Sourcing & Procurement sowie Business Process Integration, ergänzen sein fachliches Profil.