Zwischen Classic G/L, New G/L und Universal Journal – nur eine weitere Tabelle oder ein Game Changer?

Mit der Einführung von SAP S/4HANA ergeben sich für Unternehmen im Vergleich zu der vorherigen SAP-ERP-Lösung eine Reihe von funktionalen und technischen Änderungen. Doch welche Bedeutung hat die Einführung des Universal Journals und was sind die Vorteile der Lösung?

Im aktuellen Blogbeitrag werden wir zunächst einen Vergleich mit den vorherigen Lösungen für das Hauptbuch in SAP ERP – dem Classic G/L sowie dem New-G/L durchführen, um anschließend auch auf die unterschiedlichen Migrationsmöglichkeiten einzugehen.

Die Einführung des Universal Journals in SAP S/4HANA Finance stellt eine der zentralen Neuerungen in S/4HANA dar. Die wesentlichen Unterschiede zwischen den drei Lösungen sind folgende:

Während im Classic G/L nur ein einzelnes Ledger vorhanden war, wurde mit dem New G/L die parallele Rechnungslegung mit mehreren Ledgern eingeführt. Als zusätzliche Funktion im Bereich Ledger wurden mit dem Universal Journal die Erweiterungsledger eingeführt.

Zur Zeit des Classic G/L konnte nur eine einzelne Rechnungslegungsvorschrift komfortabel abgebildet werden. Musste die Rechnungslegung in einem Unternehmen nach unterschiedlichen Standards durchgeführt werden, musste ab der zweiten Rechnungslegungsvorschrift jeweils ein „Special Ledger“ angelegt werden. Hierbei handelt es sich um eine weitere Tabelle, die nicht ins Standardreporting integriert war. Aus diesem Grund mussten während der Implementierung die Reports für jede Tabelle – d.h. für jede Rechnungslegungsvorschrift - manuell aufgebaut werden, um die Auswertungen durchführen zu können. Mit der Einführung der Multi-Ledger-Lösung im Rahmen des New G/L konnten unterschiedliche Ledger für unterschiedliche Vorschriften parallel geführt werden. Das Reporting wurde dadurch stark vereinfacht.

Hierbei wird für jedes Ledger ein komplettes Datenset abgespeichert, wodurch sich allerdings die Datenredundanz erhöht. Mit der Einführung der Erweiterungsledger in S/4HANA wird eine Möglichkeit geboten, nur die Deltawerte zu einem Basisledger zu speichern und die Datenredundanzen zu verkleinern.

Neben der Anzahl der Ledger unterscheiden sich die unterschiedlichen Varianten des Hauptbuchs auch in der Datenqualität und dem Reporting. Das Classic G/L basiert auf Summentabellen, die eine aggregierte Sicht auf die Daten der Einzelpostentabellen bieten. Aus diesem Grund ist es auf Basis des Hauptbuchs typischerweise nicht möglich, Auswertungen auf Einzelpostenebene durchzuführen bzw. auf alle Daten zuzugreifen. Dadurch besteht die Notwendigkeit, an weiteren Stellen im System nach den für eine Entscheidung notwendigen „fehlenden“ Informationen zu suchen. Darüber hinaus beinhaltet das Classic G/L primär Daten des externen Rechnungswesens und nur in eingeschränktem Maße Daten des internen Rechnungswesens, also des Controllings. Aus Sicht des Anwenders ergibt sich ein nicht vollständiges Bild der vorhandenen Daten. Demgegenüber stand insbesondere zur Zeit der Einführung des Classic G/L der Vorteil, dass die Berichterstellung mit einer vergleichsweise hohen Performance erfolgte – dies allerdings auf Kosten der Genauigkeit und Aussagekraft.

Die Neuerungen des New G/L im Vergleich zum Classic G/L sind relativ gering. SAP führte einige neue Features ein; die Kernprobleme der unvollständigen Sicht auf die Daten blieben jedoch bestehen. Zu den neuen Features gehörte unter anderem die Belegaufteilung, die eine Erstellung von Bilanzen und Gewinn- und Verlustrechnungen auf Segmentebene ermöglicht. Somit ist es möglich, die Anforderungen von Rechnungslegungsvorschriften zu erfüllen, die eine Segmentberichtserstattung fordern. Dies trifft beispielsweise auf IFRS (IFRS 8) und US-GAAP (SFAS 131) zu. Außerdem ist eine Angleichung der Granularität zwischen dem internen und externen Rechnungswesen möglich geworden.

Das Universal Journal bietet im Vergleich zu den Vorgängerlösungen eine Reihe von Änderungen und damit einhergehenden Vorteilen. Zwei der zentralen Änderungen sind dabei:

• Mit der Einführung des Universal Journals wurde ein Großteil der Summen- und Aggregationstabellen entfernt. Dabei bündelt das Universal Journal Daten aus den Bereichen General Ledger (FI-GL), Profitability Analysis (CO-PA), Management Account (CO), Asset Accounting (FI-AA) und Material Ledger (ML) in einer Tabelle auf Einzelpostenebene (siehe Abbildung). Dadurch werden Datenredundanzen verringert und die Durchführung bzw. der Drill-Down im Reporting erleichtert. Gleichzeitig können auch multidimensionale Reports ohne die Replikation in ein SAP Business Warehouse durchgeführt werden.

• Im neuen Hauptbuch in S/4HANA wird ein zentraler Buchhaltungsbeleg für FI- und CO-Transaktionen erstellt. Damit wird die vorherige Trennung in zwei einzelne Belege aufgehoben. Somit ist es möglich, die Anwendungslogik zu vereinfachen, den Data-Footprint zu verkleinern und das Universal Journal als Single Source of Truth zu etablieren.