Stammdaten neu gedacht: Der Geschäftspartner in SAP S/4HANA

Warum dieses Thema wichtig ist in Bezug auf die in Umstellung auf SAP S/4HANA

Viele Unternehmen stehen aktuell vor der Herausforderung, ihre bestehenden SAP ERP-Systemlandschaften auf Umstellung auf SAP S/4HANA umzustellen. Die Gründe dafür sind vielfältig: technologische Weiterentwicklung, steigende Anforderungen an Datenverfügbarkeit und Prozessintegration, aber auch der bevorstehende Wartungsstopp für SAP ERP im Jahr 2027.

Ein Thema, das im Rahmen dieser Transformation oft unterschätzt wird, ist die Umstellung der Stammdatenstruktur für Kunden und Lieferanten. Denn mit SAP S/4HANA gehört das klassische Modell der getrennten Debitoren und Kreditoren der Vergangenheit an. An seine Stelle tritt der Geschäftspartner, ein zentrales Objekt, das sowohl Kunden- als auch Lieferanteninformationen unter einem gemeinsamen Dach vereint.

Diese Änderung betrifft nicht nur IT-Teams, sondern hat auch weitreichende Auswirkungen auf die Organisation, insbesondere auf Fachbereiche wie Vertrieb, Einkauf, Buchhaltung oder Stammdatenmanagement. Denn mit dem Geschäftspartner ändern sich auch Zuständigkeiten, Datenpflegeprozesse und nicht zuletzt das Verständnis für Stammdatenqualität.

In diesem Blogbeitrag geben wir einen allgemeinen Überblick:
Was genau ändert sich bei der Umstellung auf SAP S/4HANA? Warum wurde das Konzept angepasst? Und was bedeutet das für Unternehmen, insbesondere für Banken? Und welche technischen Schritte sind bei der Umsetzung zu beachten?

Warum gibt es in S/4HANA keine getrennten Debitoren und Kreditoren mehr?

Im klassischen SAP ERP-System werden Geschäftspartner in der Regel entweder als Debitoren (also Kunden) oder als Kreditoren (also Lieferanten) geführt. Diese Trennung hat lange Zeit gut funktioniert, bringt jedoch in der heutigen, zunehmend vernetzten Geschäftswelt einige Herausforderungen mit sich.

Denn in der Praxis ist es längst nicht unüblich, dass ein Unternehmen sowohl Kunde als auch Lieferant ist, zum Beispiel, wenn Leistungen gegenseitig erbracht oder Produkte beiderseits bezogen werden. In SAP ERP werden solche Fälle häufig über zwei getrennte Stammdatensätze abgebildet: einen Debitor und einen Kreditor, jeweils mit eigenen Nummern, Ansprechpartnern, Kommunikationsdaten usw.

Mit dem zentralen Geschäftspartner („Business Partner“) verfolgt SAP einen rollenbasierten Ansatz: Ein Geschäftspartner kann gleichzeitig Kunde, Lieferant und noch vieles mehr sein, etwa ein Mitarbeiter, ein Kontakt oder ein Interessent. Die Daten werden dabei zentral gepflegt, während die verschiedenen Rollen je nach Bedarf zugewiesen werden.

Das bedeutet: Der Geschäftspartner ist in S/4HANA das führende Objekt, während die bisherigen Debitoren- und Kreditorenstammsätze technisch weiterhin existieren, aber nur als abhängige Sicht auf den Geschäftspartner.

Was ist ein Geschäftspartner überhaupt?

Der Begriff “Geschäftspartner” ist in SAP S/4HANA zentral. Doch was genau verbirgt sich dahinter?

Der Geschäftspartner oder im Original „Business Partner“ (BP), ist ein zentrales Stammdatenobjekt, das die Rollen von Kunde, Lieferant, Mitarbeiter, Kontaktperson oder Interessent in einer einzigen Struktur abbildet. Die Idee dahinter: Eine Entität, viele Perspektiven.

Ein Geschäftspartner stellt also eine natürliche oder juristische Person (z. B. Unternehmen, Einzelperson, Behörde), oder eine Gruppe von Personen(z. B. Erbengemeinschaft) dar, der dann eine oder mehrere Rollen zugewiesen werden können, beispielsweise „Kunde“ und „Lieferant“. Alle relevanten Daten, wie Name, Adresse, Kommunikationsinformationen, Bankverbindungen oder Ansprechpartner, werden nur einmal zentral gepflegt und gelten für alle Rollen gleichzeitig. Das reduziert nicht nur Redundanzen, sondern verbessert auch die Datenqualität erheblich.

Hier bietet sich ein typisches Beispiel aus der Praxis an:
Ein Unternehmen arbeitet mit einem Partner zusammen, von dem es Rohstoffe bezieht (also als Kunde auftritt), dem es aber auch gleichzeitig Dienstleistungen verkauft (also als Lieferant agiert). In SAP ERP würde man hierfür zwei Stammsätze benötigen, einen Debitor und einen Kreditor. In S/4HANA reicht ein Geschäftspartner, dem beide Rollen zugeordnet werden.

Diese neue Logik verändert nicht nur die technische Sicht, sondern auch die Art und Weise, wie Unternehmen Stammdaten intern organisieren. Wer ist für welche Daten zuständig? Wie werden Änderungen nachvollziehbar gepflegt? Wer darf welche Rolle zuordnen?

Durch die Einführung des Geschäftspartners rücken solche Fragen stärker in den Fokus, was langfristig zu einem bewussteren und strukturierteren Umgang mit Stammdaten führt.

Was bedeutet das für Unternehmen in der Praxis?

Die Umstellung auf den Geschäftspartner in SAP S/4HANA ist mehr als ein rein technischer Schritt, sie bringt auch organisatorische Veränderungen mit sich, die Unternehmen rechtzeitig erkennen und aktiv gestalten sollten.

Ein zentrales Thema ist dabei die Rollenverteilung in der Stammdatenpflege. Während in SAP ERP oft unterschiedliche Teams für Debitoren und Kreditoren zuständig waren, führt der Geschäftspartner diese Perspektiven zusammen. Das bedeutet in der Praxis: Zuständigkeiten müssen überdacht und teilweise neu definiert werden. Wer ist künftig verantwortlich für welche Daten? Wie werden Dubletten vermieden? Und wie wird sichergestellt, dass alle relevanten Informationen gepflegt sind, unabhängig davon, ob es sich um Kunden- oder Lieferantenrollen handelt?

Auch die Zusammenarbeit zwischen Fachbereichen und IT gewinnt an Bedeutung. Denn mit der Einführung des Geschäftspartners verschwinden gewohnte Strukturen und neue, übergreifende Prozesse müssen etabliert werden. Unternehmen, die hier frühzeitig klare Regelungen schaffen, profitieren langfristig von konsistenteren Daten und effizienteren Abläufen.

Ein weiterer Punkt betrifft Schulungen und Change Management. Viele Mitarbeitende sind über Jahre hinweg mit den gewohnten Debitoren- und Kreditorenstrukturen vertraut. Die Umstellung auf ein neues Objekt, inklusive neuer Transaktionen, neuer Masken und neuer Logik, erfordert daher eine bewusste Begleitung. Erfahrungsgemäß ist es sinnvoll, die betroffenen Teams frühzeitig einzubeziehen und den Nutzen klar zu kommunizieren: weniger Redundanz, bessere Datenqualität, einheitlichere Prozesse.

Nicht zuletzt bietet der Geschäftspartner auch die Chance, Stammdatenqualität ganz neu zu denken. Wer den Umstieg nutzt, um Prozesse zu überarbeiten, Zuständigkeiten zu klären und klare Qualitätsstandards zu definieren, schafft eine gute Grundlage für alle weiteren Schritte in der S/4HANA-Transformation.

Technische Umsetzung: Die Rolle der CVI in der Migration

Damit die Umstellung auf den Geschäftspartner technisch gelingt, ist ein zentrales Element zu beachten: die Customer-Vendor Integration (CVI). Sie ist das technische Bindeglied zwischen den neuen Geschäftspartnerstammdaten und den klassischen Debitoren-/Kreditorensichten, die in S/4HANA weiterhin notwendig sind – etwa für Buchungsprozesse.

Die CVI sorgt dafür, dass bei der Neuanlage oder Änderung eines Geschäftspartners automatisch die entsprechenden Sichten als Debitor oder Kreditor mitgeführt werden und umgekehrt.

Für die Migration bedeutet das konkret:

Bestehende Debitoren und Kreditoren müssen im Vorfeld in Geschäftspartner überführt werden.
Dies geschieht über die CVI-Synchronisation, die im Customizing korrekt eingerichtet sein muss.
Vor der Umstellung sollten Datenbereinigung, Dublettenprüfung und Testläufe erfolgen.
Auch die Nummernkreise müssen harmonisiert werden, um Konflikte zu vermeiden.
Unternehmen sollten frühzeitig mit der technischen Vorbereitung beginnen, um Inkonsistenzen im Produktivsystem zu vermeiden. Eine falsch konfigurierte CVI kann zu schwerwiegenden Fehlern im Stammdaten-Setup führen.

Was bedeutet das für Banken?

Für Banken ist das Geschäftspartnerkonzept kein Neuland. Im Gegenteil: Viele Bankmodule wie CML, CMS, DM oder BCA nutzen bereits seit Jahren das Geschäftspartnerobjekt FSBP (Financial Services Business Partner) im SAP ERP-Umfeld.
Die Neuerung mit Umstellung auf SAP S/4HANA besteht nun darin, dass dieser Ansatz auch für die klassischen Module (SD, MM, FI) übernommen wird, über das zentrale Geschäftspartner-Objekt BP.

Für Banken ergibt sich daraus eine wichtige Fragestellung: Wie werden FSBP-Daten mit dem zentralen Geschäftspartner zusammengeführt oder voneinander abgegrenzt?

Technisch sind FSBP und BP unterschiedliche Objekte, auch wenn sie ein ähnliches Konzept verfolgen.

In S/4HANA bleiben beide zunächst erhalten, wobei der zentrale Geschäftspartner für die Nicht-Bankmodule zwingend wird.

Es ist wichtig, Überschneidungen und Dubletten zu vermeiden, insbesondere bei Kunden, die sowohl im Bankenumfeld als auch im klassischen ERP aktiv sind.

Banken stehen daher vor einer besonderen Herausforderung: Sie müssen nicht nur die CVI-Integration meistern, sondern auch eine konsistente Strategie im Umgang mit FSBP und BP entwickeln. Wer hier frühzeitig klare Strukturen und Governance-Prozesse definiert, kann unnötige Komplexität vermeiden und langfristig von einer konsistenten Stammdatenbasis profitieren.

Was sollten Unternehmen jetzt tun?

Auch wenn der Wechsel zum Geschäftspartner in Umstellung auf SAP S/4HANA technisch verpflichtend ist, lohnt es sich, diesen Schritt nicht als reine Systemvorgabe zu betrachten, sondern als strategische Chance, zentrale Stammdatenprozesse neu zu denken.

Empfehlungen:

Frühzeitig mit der Analyse beginnen: Wie sieht die aktuelle Stammdatenlandschaft aus? Gibt es doppelte oder unvollständige Stammsätze?
Verantwortlichkeiten überdenken: Wer ist künftig zuständig für welche Rollen und Daten?
Datenqualität verbessern: Bereinigung, Dublettenprüfung und Standards definieren.
Mitarbeitende einbinden: Change Management und Schulungen helfen bei der Akzeptanz.
CVI richtig einrichten: Technische Vorbereitung ist Voraussetzung für eine saubere Migration.
FSBP sauber abgrenzen (für Banken): Überschneidungen vermeiden und Integrationsstrategie entwickeln.

Fazit – Der Geschäftspartner als Fundament für die Zukunft

Mit Umstellung auf SAP S/4HANA beginnt für viele Unternehmen ein neues Kapitel, nicht nur technologisch, sondern auch organisatorisch. Der Geschäftspartner steht dabei im Zentrum dieser Veränderung. Er ersetzt nicht nur die klassischen Debitoren- und Kreditorenstammsätze, sondern bringt auch eine neue Logik in die Pflege und Verwaltung von Stammdaten.

Was auf den ersten Blick wie ein rein technischer Wechsel erscheint, hat in der Praxis weitreichende Auswirkungen. Zuständigkeiten verschieben sich, Prozesse müssen neu gedacht werden, und die Qualität der Daten rückt stärker in den Fokus.

Unternehmen, die diesen Wandel aktiv gestalten, schaffen die Grundlage für eine nachhaltige und zukunftssichere Systemlandschaft. Der Geschäftspartner bietet dabei nicht nur mehr Effizienz und Konsistenz, er ist auch ein Symbol für das, was Umstellung auf SAP S/4HANA ausmacht: integrierte Prozesse, zentrale Datenhaltung und ein klarer Blick auf das große Ganze.

Die Einführung des Geschäftspartners verändert die Art und Weise, wie Stammdaten strukturiert und verwaltet werden und ist damit ein zentraler Baustein in der Umstellung auf SAP S/4HANA.

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Über den Autor

Alexandra Infanzon

Alexandra Infanzon ist Consultant bei der movisco AG im Bereich SAP Banking in Frankfurt und verfügt über eine 3-jährige Berufserfahrung im Accounting sowie erste Erfahrung in der Beratung von Banken. Sie besitzt einen B.Sc. in Wirtschaftsmathematik.