Warum Business Process Modeling ein Marathon und kein Sprint ist

Die movisco AG bietet ihren Kunden die Analyse ihrer Prozesse mit dem Ziel der Optimierung, Digitalisierung und Automation. Im Rahmen eines kontinuierlichen Business Process Modeling entwickeln wir mit unseren Kunden die Prozesse stetig weiter und passen sie an die technischen, finanziellen und zeitlichen Möglichkeiten unserer Kunden optimal an – wohlwissend, dass auch die nächste Anpassung folgen muss, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Das Problem zu erkennen ist wichtiger als die Lösung zu finden, denn die genaue Darstellung des Problems führt fast automatisch zur richtigen Lösung.
_{Albert Einstein}

Warum wird Business Process Modeling (BPM) angewandt?

Das Business Process Modeling ist ein strategischer Ansatz, welcher die kontinuierliche Prozessverbesserung aufgreift. Der wesentliche Treiber von PPM ist das Streben nach Effizienz und Ordnung. Interessanterweise haben viele Unternehmen die Ordnung ihrer Prozesse aufgrund des Einsatzes von Computertechnik und Datenmanagement gelernt. Und noch heute gibt es Möglichkeiten, Prozesse effizienter und risikoärmer zu gestalten und dabei neue digitale Ansätze zu nutzen.

Eine einmal hergestellte Ordnung ist im Sinne der Effizienzsteigerung, der Automation oder der Digitalisierung von Prozessen zwingend beizubehalten oder geordnet anzupassen. Die regelmäßige Prüfung und geordnete Anpassung erfolgen unter dem Blickwinkel einer zu erzielenden Verbesserung. Meist werden monetäre, zeitliche oder qualitative Verbesserungen angestrebt. Diese Kenngrößen sind in einem BPM als Kennzahlen zu definieren und einer stetigen Prüfung zu unterziehen. Das bedeutet auch, dass Änderungen einer Kenngröße Veränderungen einer anderen Kenngröße nach sich ziehen können.

Die Automation von Prüfungsverfahren kann die Qualität der Dienstleistungen und Produkte kontinuierlich steigern. Gleichzeitig werden Systeme mit entsprechenden Kosten betrieben, da die Überwachung Personalkapazitäten bindet. Dennoch nimmt die Überwachungstätigkeit deutlich weniger Personalaufwand in Anspruch als eine komplett manuelle Überprüfung. Die freien Personalkapazitäten der vormals manuellen Prüfung müssen zukünftig sinnvoll eingesetzt werden. Hier gilt besonders zu beachten, dass das Personal die notwendigen Qualifikationen und Vorkenntnisse mitbringen muss, um Prüfsysteme betreuen zu können.

Um Veränderungen in geordnete Prozesse zu überführen ist es notwendig, kontinuierlich entsprechende Kenngrößen zu überprüfen, zu hinterfragen und insbesondere ein Ad-hoc-Prozessmanagement zu eliminieren.

Organisationen setzen sich, um bessere Endprodukte und/oder Dienstleistungen anbieten zu können, häufig das Ziel, mit BPM Transparenz und Kontrolle über die unzähligen Prozesse zu übernehmen und diese für einen effizienteren Ablauf permanent zu optimieren.

Abbildung 1: Änderung von Prozessen und Kapazitätssteigerung

Typen des Prozessmanagements

In der Praxis finden sich verschiedenste Methoden, um Prozesse zu managen. Die bekanntesten sind Folgende:

Lean Management: ist ein Führungs- und Organisationskonzept, dass ergänzend zur Lean Production angewandt wird und insbesondere darauf abzielt, in allen Bereichen jede Form von Verschwendung bzw. unnötigen Kosten und Fehlern zu vermeiden und gleichzeitig die bestmögliche Qualität zu erreichen.
Lean Production: ist ein Ansatz, Lean Production: der die Prinzipien einer schlanken Organisation in den Fokus rückt und weniger die technische Automation betrachtet.
Kaizen/ KVP: Kaizen ist keine Methode. Kaizen ist eine Philosophie, welche von Mitarbeitern in Bezug auf die eigene Arbeit, den Arbeitsplatz und zur Qualität von Prozessen und Produkten verinnerlicht gelebt wird.
Organisationen bzw. Menschen, die Kaizen „leben“, sind davon überzeugt, dass es immer etwas zu verbessern, zu vereinfachen oder zu optimieren gibt.
Six Sigma: ist eine Managementmethode zur Prozessverbesserung. Die Kernüberlegung ist das statistische Messen, Analysieren, Verbessern und Überwachen von Prozessen. Bei entsprechenden Projekten erfolgt das Vorgehen zumeist über die Phasen: Define – Measure – Analyze – Improve – Control (DMAIC).

Die kontinuierliche Prozessüberwachung, gekoppelt mit den sich immer weiter entwickelnden technischen Möglichkeiten, ist die Basis optimaler und kostengünstiger Prozesse

Die movisco AG ist eine Business- und IT-Beratung, welche umfassende Erfahrungen im fachlichen und technischen Prozessmanagement der Finanzindustrie vorweisen kann. Die movisco AG unterstützt branchenübergreifend die Analyse und Weiterentwicklung von Geschäftsprozessen bis hin zum Reporting entsprechender Kennzahlen als Managementreporting. Durch die außergewöhnliche Verzahnung von technischem Fachwissen und betriebswirtschaftlichem Know-how profitieren unsere Kunden von ganzeinheitlichen und individuellen Lösungen.

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Über den Autor

Ronny Maslosz

Ronny Maslosz ist Partner für Risk & Regulatory der movisco AG und beschäftigt sich mit der betriebswirtschaftlich und aufsichtsrechtlich induzierten Transformation von Prozessen unter Berücksichtigung von Risikoaspekten und der Weiterentwicklung des Geschäftsreportings über die Modellierung von KPI’s und KRI‘s. Er hat eine betriebswirtschaftliche Ausbildung und eine IT-technische Affinität die er seit mehr als 20 Jahren in der Beratung von Business- und IT-Projekten zum Einsatz bringt.