Klare Antworten auf die 9 häufigsten Fragen zu Robotic Process Automation

Auch im Jahr 2021 wird immer wieder über Robotic Process Automation (RPA) gesprochen. Fast jeder hat schon von den Vorteilen dieser neuen Technologie gehört und eine mehr oder weniger konkrete Vorstellung von deren Funktionsweise. Doch oft bleiben noch Fragen offen. Daher möchten wir heute die 9 häufigsten Fragen zum Thema Robotics Process Automation beantworten.

Robotic Process Automation (RPA): Was ist das überhaupt?

Fangen wir vorne an. Als Robotic Process Automation wird die automatisierte Bearbeitung strukturierter Geschäftsprozesse durch Software-Roboter bezeichnet. Dabei ahmt die Software auf der grafischen Benutzeroberfläche der Anwendung die Mausbewegungen und Eingaben, die normalerweise von Mitarbeitern getätigt werden, nach. Eingesetzt werden kann die RPA immer dann, wenn es sich um eindeutig strukturierte, häufig wiederkehrende und regelbasierte Aufgaben handelt.

Worin unterscheidet sich Robotic Process Automation von herkömmlicher Prozessautomatisierung?

Im Gegensatz zur herkömmlichen Prozessautomatisierung werden bei der Robotic Process Automation keine Geschäftsprozesse verändert. Auch die eingesetzten Software-Anwendungen bleiben unberührt. Lediglich die Bedienung der vorhandenen Systeme wird statt von einem Mitarbeiter von einem Roboter übernommen. Somit sind keine großen Investitionen nötig, um mit RPA zu starten. Auch der Testaufwand ist deutlich geringer, da die funktionierenden, bestehenden Prozesse nicht verändert werden.

Für welche Prozesse eignet sich Robotic Process Automation?

Nicht alle Unternehmensprozesse eignen sich gleichermaßen für die Anwendung von RPA. Da der Roboter nach klaren Regeln arbeitet, stehen strukturierte Prozesse im Fokus. Je klarer die Handlungsanweisungen und Regeln innerhalb des Prozesses sind, umso leichter wird der Einsatz von Robotic Process Automation. Den größten Vorteil bringt RPA bei häufig wiederkehrenden Prozessen, da der Roboter jeden Prozess beliebig oft ausführen kann – rund um die Uhr.

Anwendungsbeispiele für den Einsatz von RPA sind

• Daten kopieren, verschieben, einfügen
• Wenn/Dann-Befehle ausführen
• Berechnungen durchführen
• Formulare ausfüllen
• E-Mails und deren Anhänge verarbeiten
• Informationen aus Datenbanken oder Dokumenten auslesen

Was unterscheidet „vollautomatisierte“ und „teilautomatisierte“ Prozesse?

Die generelle Bestrebung beim Einsatz von RPA ist es, den menschlichen Arbeitsaufwand zu reduzieren. Dafür soll der Roboter so selbstständig wie möglich arbeiten. Stringent angewendet wird diese Idee bei den sogenannten vollautomatisierten Prozessen (engl. „unattended automation“), bei denen kein menschliches Eingreifen erforderlich ist. Der Software-Roboter führt seine Aufgaben vollkommen selbstständig aus. Dies bietet sich immer dann an, wenn große Datenmengen verarbeitet und analysiert werden müssen und es sich um weniger kritische Prozesse handelt.

Bei teilautomatisierten Prozessen dient der Roboter als Assistent des Mitarbeiters. Zum Beispiel, indem er Eingabemasken oder Formulare vorausfüllt oder Datenbankabfragen zur Bereitstellung benötigter Daten tätigt. Die Ergebnisse dieser Zuarbeit erleichtern dem Mitarbeiter die Arbeit; er kann sich besser auf seine eigentlichen Aufgaben konzentrieren und hat aber trotzdem die Möglichkeit, die Arbeit des Roboters zu kontrollieren.

Was sind die Vorteile der Robotic Process Automation?

1. Der Roboter arbeitet rund um die Uhr: Der Roboter arbeitet, solange der Strom an ist. Also 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche. Ohne Pause, Jahresurlaub oder Krankheitstage. Somit entspricht seine jährliche Arbeitszeit der von 5 Mitarbeitern. Er kann Aufgaben sofort dann erledigen, wenn sie anfallen und nicht erst, wenn der Arbeitstag beginnt.
2. Der Roboter bekommt kein Gehalt: Natürlich kosten auch die Einführung und der Betrieb eines Roboters Geld. Allerdings bedeutend weniger als das Jahresgehalt eines Mitarbeiters. Als Faustformel gilt, dass die jährlichen Kosten eines Roboters bei etwa einem Drittel der Personalkosten eines Mitarbeiters liegen. Und das, obwohl er wie oben beschrieben so viel arbeitet wie 5 Mitarbeiter.
3. Der Roboter ist leicht zu bedienen: Für die Einführung eines Software-Roboters benötigt man keinerlei Programmierkenntnisse. Da der Roboter die Interaktion des Mitarbeiters mit der Anwendungssoftware imitiert, ist seine Einrichtung vergleichsweise einfach. Innerhalb weniger Wochen kann ein Prozess vollständig automatisiert werden. Die Einarbeitung des Roboters erfolgt durch einfaches „Vormachen“.
4. Der Roboter steigert die Qualität: Mitarbeiter, die sich ständig wiederholende Prozesse ausführen, laufen Gefahr, abgelenkt oder unkonzentriert zu werden. Dabei kann es vorkommen, dass sich Flüchtigkeits- oder Tippfehler einschleichen oder gar einzelne Prozessschritte einfach vergessen werden. Diese Fehler entfallen beim Einsatz von RPA – bei gleichzeitig gesteigerter Verarbeitungsgeschwindigkeit.
5. Der Roboter erledigt die „Drecksarbeit“: Die Hauptaufgabe des Software-Roboters besteht darin, monotone, immer wiederkehrende Prozesse automatisch zu bearbeiten. Oft sind es genau diese Tätigkeiten, die bei Mitarbeitern am wenigsten beliebt sind. Durch den Wegfall der lästigen Routinearbeiten haben die Mitarbeiter mehr Zeit, sich wertschöpfenderen Aufgaben zu widmen, bei denen sie ihre Fähigkeiten und ihr Urteilsvermögen nützlicher einsetzen können.

Was kostet der Einsatz von Robotic Process Automation?

Natürlich ist die Einführung von RPA zunächst eine Investition, die Kosten mit sich bringt. Die positiven Effekte sind allerdings sofort spürbar. Als Richtwert gilt, dass bereits nach einem Jahr die Einsparungen durch die RPA die Investition wieder ausgleichen. Zudem ist der Einsatz von Robotern kostengünstig skalierbar. Statt eines Mitarbeiters können 10, 20 oder 100 Roboter gleichzeitig die Arbeit erledigen.

Gibt es auch Nachteile beim Einsatz von Robotic Process Automation?

Bei all den positiven Effekten, die RPA auf Ihr Unternehmen haben kann, gibt es natürlich auch Kritik an dieser neuen Technologie. So können beispielsweise manche hochkomplexen Prozesse nicht einfach automatisiert werden. Außerdem arbeitet der Roboter nach ihm vorgegebenen Regeln. Somit muss sichergestellt sein, dass bei der Einrichtung des Roboters der zu automatisierende Prozess vollständig verstanden ist und korrekt abgebildet wird. Der Roboter benötigt für seine Arbeit strukturierte Daten in ausreichender Qualität. Unschärfen oder Doppeldeutigkeiten, die Mitarbeiter oft aufgrund ihrer Erfahrung und Intuition auflösen können, stellen für die Maschine große Herausforderungen dar.

Kann man RPA auch in Banken einsetzen?

Auf jeden Fall! Banken arbeiten mit sensiblen Geschäfts- und Kundendaten und müssen strenge Anforderungen an Governance und Compliance erfüllen. Hier kann der Einsatz von Robotern dienlich sein, da die Anforderungen bereits in die Automatisierungsregeln integriert werden können. Die Datenqualität spielt in Banken eine zunehmend große Rolle. Durch Unterstützung in der Dateneingabe, -abstimmung und -verarbeitung können Roboter die Qualität deutlich steigern.

Die hohe Verarbeitungsgeschwindigkeit und -genauigkeit von Robotern kann die Reportingprozesse in Banken beschleunigen und die Ergebnisse verbessern. Zudem können Mitarbeiter, die nicht mehr mehrere Tage mit der Abstimmung von Konten und Datenhaushalten beschäftig sind, ihre Arbeitskraft wichtigeren Themen wie zum Beispiel der Erfüllung neuer regulatorischer Anforderungen widmen.

Was muss ich bei der Einführung von Robotics Process Automation beachten?

Im Wesentlichen gibt es 3 Dinge, die bei der Einführung von RPA zu beachten sind. Zum einen muss die Bereitschaft von Management und Mitarbeitern gegeben sein, diese neue Technologie im Unternehmen anzuwenden. Dazu ist es wichtig, klar transparent zu machen, wie RPA funktioniert und in welchem Umfang sie eingesetzt werden soll.

Außerdem ist es wichtig, die richtigen Prozesse zu automatisieren. Soll das volle Potenzial der RPA ausgeschöpft werden, dürfen die Prozesse weder zu komplex noch zu unbedeutend sein. Die ausgewählten Prozesse müssen verstanden und sauber dokumentiert sein.

Zuletzt spielt natürlich auch die Auswahl der RPA-Software eine entscheidende Rolle. Eine schwer zu bedienende Software kann die Mitarbeiter frustrieren und zu Projektverzögerungen führen.

Werden diese Punkte beachtet, steht einer erfolgreichen Implementierung der Robotic Process Automation nichts mehr im Wege.

Denken auch Sie darüber nach, in Ihrem Unternehmen RPA einzuführen und suchen nach einem kompetenten Partner zur Klärung Ihrer Fragestellungen? Sprechen Sie uns an!