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Ist SharePoint in Microsoft365 das neue Windows Phone?

Subjektive Analyse von SharePoint in Microsoft365 für Administratoren, Benutzer und Führungskräfte von kleinen und mittelständischen Unternehmen

Es ist mehr als zwei Jahrzehnte her, dass die Microsoft Führungsriege anlässlich des Launches von Windows95 zu Start Me Up von den Rolling Stones tanzte und klatschte und das Publikum animierte, es ihnen gleichzutun. Mit der Einführung des Betriebssystems wurde ein weiterer Meilenstein zur Begründung der führenden Position von Microsoft in der digitalen Welt gesetzt. Die Softwarelösungen des Unternehmens spielten bereits in den Anfängen der Digitalisierung eine wichtige Rolle. Kurz danach wurde durch  das kommerzielle Internet und das Cloud Computing der Markt zu revolutioniert. Es ist eine beeindruckende Erfolgsstory, wie Microsoft bis heute mit dem Innovationstempo und dem zunehmenden Wettbewerb Schritt hält und gleichzeitig eine große Benutzerbasis mit kontinuierlicher Funktionalität der Softwarelösungen aufrechterhält.

Jeder, der es jemals geschafft hat, ein "Hello World!" in einer beliebigen Programmiersprache zu kompilieren, kann sich vorstellen, wie groß diese Herausforderung war. Da das Paket von Softwarelösungen jedoch ursprünglich als On-Premises-Lösung entwickelt wurde, könnte es frühere und aktuelle Probleme mit Microsoft365-Produkten verursacht haben.

Unabhängig davon, ob die unerwartete COVIDigitalisierung oder einfach nur die Notwendigkeit eines digitalen Rückgrats für das Unternehmen das Hauptziel ist, gibt es ein paar Punkte, auf die man Augenmerk legen sollte. Auf den ersten Blick nämlich ist SharePoint in Microsoft365 ein Labyrinth aus:

  • Sicherheit
  • Kommunikation
  • Benutzerverwaltung
  • Tools zur Arbeitsautomatisierung und
  • Anwendungen,

jeweils mit der Option "zum klassischen Modus wechseln".

Sie sind alle miteinander gebündelt und bilden eine Vielzahl von Abhängigkeiten. Bei erstem Betrachten scheint es, dass die Handhabe kompliziert ist, aber dank eines intuitiven Designs ist die Funktionalität meistens gut verständlich. Von einem Programm aus dem Hause Microsoft könnte man erwarten, dass es zusätzlich zu den Funktionaltäten Online-Schulungsmaterialien und eine Art Dokumentation gibt, die vom Unternehmen bereitgestellt werden. Und die Erwartungen werden nicht enttäuscht, denn das gibt es tatsächlich. Außerdem verfügt Sharepoint über einen Einstiegspunkt, der unter "Einführung in SharePoint in Microsoft365" zu finden ist. Die Online-Schulung deckt jedoch nur die grundlegenden Anwendungsfälle ab, und das Handbuch besteht aus mehreren hundert Seiten.

Außerdem gibt es regelmäßige Updates, so dass die Entwicklung einer intuitiven Flexibilität bei der Arbeit mit Microsoft365-Produkten ein höherer Stellenwert zugeteilt werden könnte als fundiertes Wissen über das Trainingsmaterial. Der Grund dafür ist einfach - Microsofts Star-Trek-Jargon macht es schwer, Informationen zu verstehen und anzuwenden, ohne ständig bestimmte Wörter nachschlagen zu müssen bzw. zu googeln. Das ist vor allem für diejenigen von Vorteil, die bereits als Entwickler gearbeitet haben und selbst Kommentare zum Code oder zu jeglicher Form von Dokumentation verfasst haben, d. h., dass sie ihren Denkmustern zur Problemlösung nicht durch Nachschlagen in der Dokumentation folgen.

Die Lücken in Online-Schulungen und Handbüchern werden durch das Stack-Overflow-ähnliche Online-Forum eindrucksvoll abgedeckt. Es sollte die Nummer eins im Lesezeichenordner eines jeden Administrators sein. Genauso bewundernswert ist der technische Support von Microsoft.

Der größte Nachteil ist, dass SharePoint und Microsoft365 keine ausgewiesene Testumgebung oder eine Art Debugger haben, mit dem Administratoren die Funktionalität von Änderungen sicherstellen könnten, bevor sie sie für die Benutzer freigeben. Aus diesem Grund ist es empfehlenswert, in der Anfangsphase auf PowerShell zu verzichten. Es gibt jedoch einfache Workarounds, und für kreative Administratoren scheint dies kein großes Problem darzustellen. Es ist wichtig, auf die fehlende Datensicherung zu achten, falls es Probleme mit der Synchronisierung von Dateien mit der Cloud gibt. Bei Problemen im Zusammenhang mit der Synchronisierung erfordert die Behebung entweder lange manuelle Arbeit oder die Kontaktaufnahme mit dem Support-Team. Ein weiterer Pferdefuß sind die versteckten Kleinigkeiten in der Benutzeroberfläche, die zu unerwünschten Ergebnissen führen können, wie z. B. zwei Schaltflächen mit den Namen "Synchronisieren" und "Link zu OneDrive hinzufügen".

Darüber hinaus sollten Benutzer und Administratoren niemals davon ausgehen, dass Funktionalität und Arbeitsweise von On-Premises-Softwarelösungen auf ihre Online-Pendants übertragbar sind. Auch wenn die Benutzeroberfläche und die Namen der verwendeten Tools identisch sind, führt eine solche Annahme in der Regel zu unangenehmen Überraschungen. Wenn also die Arbeitssynchronisation zwischen Abteilungen das Ziel ist, dann sollten alle Schritte mit Cloud-basierten Lösungen durchgeführt werden. Ähnliche Ideen und Praktiken gelten für alle Automatisierungsversuche mit Power Automate. Das bedeutet, dass es eine ziemliche Herausforderung ist, externe Lösungen mit der Microsoft-Umgebung zu verbinden. Wie in Nicht-Microsoft-Foren oft erwähnt wird, werden ähnliche Praktiken von Google und Amazon verwendet. Außerdem ist der High-Level-No-Code-Ansatz gewöhnungsbedürftig.

Logischerweise entsteht die Frage, ob es sinnvoll ist, SharePoint in Microsoft365 zu verwenden. Trotz einiger Einschränkungen, Bugs oder überraschender Probleme ist es immer noch ein nützliches Tool für kleine und mittlere Unternehmen. Wenn vergleichbare Praktiken wie DevOps, die Vermeidung von Technical Debt und ein iterativer Ansatz bei der Einführung neuer Funktionalitäten für die Benutzer angewandt werden, können Unannehmlichkeiten minimiert werden.

Ist also SharePoint in Microsoft365 das neue Windows Phone? Nein, und das nicht nur wegen Betteridges Gesetz für Schlagzeilen.

Neugierig geworden oder weitere Fragen?

Michal Zlotnik, movisco AG, findet auf (fast) jede Frage im Bereich Systeme, Prozesse und Prozessoptimierung eine Antwort!


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