Business Intelligence Tools und ihre Bedeutung für die BI-Strategie

Die Auswahl des richtigen BI-Tools ist ein fundamentaler Bestandteil der BI-Strategie. Ein erfolgreiches BI-Projekt beginnt mit der Identifikation der Geschäftsziele und Anforderungen. Basierend darauf können Unternehmen das BI-Tool auswählen, das am besten zu ihren Bedürfnissen passen.

1. Anforderungen und Ziele verstehen: Unternehmen sollten zunächst ihre spezifischen Anforderungen und Ziele definieren. Werden hauptsächlich Datenvisualisierung, detaillierte Analysen oder umfassende Reporting-Funktionen benötigt? Diese Anforderungen bestimmen, welche Tools am besten geeignet sind.
2. Bewertung der Tools: Jedes BI-Tool hat seine eigenen Stärken und Schwächen. Unternehmen sollten Tools auf ihre Benutzerfreundlichkeit, Integrationsfähigkeit, Skalierbarkeit und Kosten hin bewerten. Ein Tool, das gut zu den bestehenden Systemen und der IT-Infrastruktur passt, ist oft die beste Wahl.
3. Pilotprojekte und Tests: Bevor eine endgültige Entscheidung getroffen wird, ist es ratsam, Pilotprojekte durchzuführen und die Tools in der Praxis zu testen. Dies hilft, praktische Einblicke in die Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit der Tools zu gewinnen. Werden repräsentative Anforderungen abgedeckt bzw. zur Zufriedenheit erfüllt?
4. Schulung und Implementierung: Die Einführung neuer BI-Tools erfordert eine umfassende Schulung der Mitarbeiter. Ein gut durchdachter Implementierungsplan stellt sicher, dass die Tools effektiv genutzt werden und die gewünschten Ergebnisse liefern, da diese die Arbeitsweise („Way of Working“) beeinflussen.

Ist die Auswahl getroffen, ist die verständliche Darstellung von Informationen für die Adressaten und/oder Nutzer von großer Bedeutsamkeit. Oftmals werden in Berichten oder sogenannten Reports Daten mittels Grafiken, Tabellen und Diagrammen dargestellt. Dabei werden unterschiedliche Ziele – strategisch oder operativ – verfolgt. Daten werden dabei auf Einzelebene oder aggregiert dargestellt. Hinzukommen Zeitverläufe, Trends, Klassifizierungen oder Beziehungsgeflechte zwischen Attributen.

Durch die Interaktivität vieler Dashboards ist es zudem möglich, Daten weiter zu analysieren. Von einem Drill Down spricht man, wenn man von einer aggregierten Sicht auf die Daten „tiefer“ geht, diese also innerhalb einer Dimension schrittweise verfeinert und damit detaillierte Einblicke nimmt (Beispiel: Von der Jahresübersicht zu Quartalsübersicht zu Monatsübersicht).  Drill Through dagegen ist der Wechsel zu einem anderen Bericht oder einer anderen Datenquelle für zusätzliche Details, die oftmals nicht in der ursprünglichen Darstellung oder Bericht enthalten sind (Beispiel: Von einem Umsatzbericht zu einer detaillierten Rechnungsliste).