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Professionalisierung des Internen Finanzreportings im Rahmen der movisco BI-Strategie

Im Hinblick auf die Globalisierung und zunehmende Digitalisierung werden die Anforderungen an Finanzabteilungen immer komplexer. Der Wunsch nach transparenten und effizienten Lösungen der Datenbereitstellung und Visualisierung der aktuellen Finanzlage eines Unternehmens wächst zunehmend - auch die movisco AG ist von dieser Thematik betroffen.

Seit August 2019 unterstütze ich unseren Finanzvorstand als Referentin für Finanzen und Controlling. Einen Schwerpunkt bildet dabei das monatliche Interne Finanzreporting sowie das quartalsweise Externe Reporting an unseren Aufsichtsrat. Basierend auf unserem Wunsch, die statischen Berichte im Rahmen unseres Finanzreportings durch ein dynamisches Reporting zu ersetzen, haben wir uns auf die Suche nach einer optimalen Lösung für die movisco AG begeben.

Wie üblich bei Unternehmen unserer Größe haben wir unsere Buchhaltung an einen externen Steuerberater ausgelagert. Der digitale Datenaustausch funktioniert über DATEV Unternehmen online. Die betriebswirtschaftlichen Auswertungen (BWA) aus DATEV wurden monatlich unter Anwendung von Microsoft Excel aufbereitet. Dabei nahm die Aufbereitung der Zahlen zu viel Zeit in Anspruch, zudem fehlten uns Transparenz und die Möglichkeit der Skalierbarkeit. Wir wollten ein Tool nutzen, in dem wir neben den IST-Zahlen unsere Planzahlen je Kostenstelle leicht erfassen und zudem auch unseren Cashflow abbilden können.

Wie bereits im Blogbeitrag "Power BI: Excel 2.0 oder mächtige BI-Plattform?" aufgezeigt, erlaubt Power BI die Anbindung an verschiedenste Datenquellen und ermöglicht es, Berichte und Dashboards rund um die Uhr ortsunabhängig einsehen zu können.

Aus diesem Grund haben wir uns für eine Power BI-basierte Lösung entschieden. Seit Ende 2020 nutzen wir nun ein cloudbasiertes Reportingtool und sind begeistert. Dieses ersetzt statische BWA-PDF-Berichte durch ein dynamisches „State-of-the-Art“ Reporting auf der Basis von Microsoft Power BI:

Unkompliziert:

Alle unsere bestehenden Systeme und Prozesse sind so geblieben, wie sie auch urpsrünglich waren. Das Reportingtool wird einfach an das Bestehende angedockt. Demnach können die monatlichen IST-Zahlen mit nur einem Klick hochgeladen werden und die Excel-basierten Planzahlen können ebenfalls problemlos erfasst werden. Nachbuchungen werden mit nur einem Klick berücksichtigt.

Transparent:

Mit nur wenigen Klicks können wir nun vom aggregierten Überblick bis auf die Belegebene alle Vorgänge unseres Unternehmens anzeigen lassen, um Veränderungen oder Abweichungen nachzuvollziehen. Zudem bietet das Reportingtool neben der GuV und Bilanz auch einen Liquiditätsforecast, eine Cashflow-Auswertung sowie Möglichkeiten zur Analyse unserer Kunden und Lieferanten.

Effektiv:

Interaktive Funktionen und „State-of-the-Art“ Visuals unterstützen uns bei der schnellen Abweichungsanalyse. Das Tool ist jederzeit verfügbar für alle Nutzer und macht Spaß in der Anwendung.

Fazit:

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass wir eine transparente und effiziente Lösung gefunden haben, die unseren Anforderungen gerecht wird und uns Zeitersparnis und einen großen Mehrwert bringt. Das zeigt, dass sich auch im Backoffice durch den Einsatz von modernen BI Tools wie dem MS Power BI hohe Effizienzsteigerungen erzielen lassen. Dadurch erfüllen wir nun auch intern unseren Anspruch, den wir stets in den Projekten bei unseren Kunden verfolgen.


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