Für die erfolgreiche Einführung von Robotic Process Automation in Ihrem Institut ist es wichtig, zuerst diejenigen Prozesse zu identifizieren, die für eine Automatisierung geeignet sind.

Dazu eignen sich regelbasierte Prozesse, die nach einer klar definierten Vorgehensweise durchlaufen werden.

Damit der Nutzen von RPA möglichst groß ist, sollten die betrachteten Prozesse zudem bisher regelmäßig wiederkehrend und mit hohem Zeitaufwand manuell durchgeführt worden sein.

Auch wenn es für die Einführung von RPA Tools nicht notwendig ist, bietet sich an dieser Stelle an, die Prozesse vor der Automatisierung zu optimieren.

Nachdem die Prozesse analysiert und selektiert wurden, kann ein erster Showcase-Prozess ausgewählt werden, für den ein RPA Prototyp gebaut wird.

Dieser Prototyp kann dabei helfen, die Funktionsweise der robotergestützten Prozessautomatisierung zu verstehen und die Akzeptanz in Ihrem Unternehmen zu erhöhen.

Der Umgang mit dem Prototypen und die damit verbundene Entlastung der Mitarbeiter wirkt sich positiv auf die weiteren Projektschritte und die großflächige Einführung von RPA in Ihrem Unternehmen aus.

Darauf aufbauend können weitere Software-Roboter aufgebaut werden, die andere Prozesse automatisieren.

So kann nach und nach die Ausführung aller gewünschten Prozesse ganz oder teilweise in die Hände der Software-Roboter übergeben werden.

Der erfolgreiche Beitrag der Robotic Process Automation zur Digitalisierung Ihrer Prozesse zeigt sich nicht nur in der Akzeptanz der neuen digitalen Assistenten durch die Mitarbeiter.

Auch harte KPIs können ausgewertet werden und die durch die Nutzung von RPA erreichten Einsparungen und Effizienzsteigerungen gemessen werden.

Prozesse, die vorher aufgrund beschränkter Ressourcenverfügbarkeit sequentiell ausgeführt werden mussten, können dank RPA parallelisiert werden, da die Anzahl der digitalen Arbeiter beliebig skalierbar ist. Häufig wird bei dieser Auswertung zudem festgestellt, dass nicht nur die Geschwindigkeit, mit der Prozesse ausgeführt werden, deutlich gestiegen ist.

Parallel kommt es zu einem Anstieg der Ergebnisqualität durch die Vermeidung menschlicher Fehler. Zusätzlich schaffen Sie durch die Einführung von Robotic Process Automation neue Freiräume für Ihre Mitarbeiter, damit diese sich voll und ganz mit Aufgaben beschäftigen können, die Kreativität und flexibles Denken erfordern.

Am Ende der Einführung von Robotic Process Automation steht die Übernahme der neuen digitalisierten Prozessausführung in den Arbeitsalltag.

Dazu werden die Mitarbeiter mit den neuen Tools bekannt gemacht und lernen den sicheren Umgang mit dem digitalen Assistenten. Zusätzlich kann eine besondere Gruppe von Key Usern definiert werden.

Diese Key User bekommen dann in tiefergehenden Schulungen das nötige Rüstzeug, um selbstständig weitere Automatisierungen zu erstellen, die sie und ihre Kollegen in ihrem Arbeitsalltag entlasten und somit die Möglichkeit für die Mitarbeiter schaffen, sich spannenderen und wertschöpfenderen Tätigkeiten zu widmen.

Neben den Schulungen erhalten Sie eine Tool- und Prozessdokumentation, die sowohl für Rückfragen der Aufsicht oder Revision dienen als auch die Basis für zukünftige Adaptionen an Ihrem Roboter darstellen.