Schon vor dem Beginn der eigentlichen Migration sollte in einer Planungsphase das genaue Projektziel definiert werden. Dabei ist es wichtig, sich mittels einer detaillierten Bestandsaufnahme ein klares Bild der aktuellen System- und Prozesslandschaft zu machen.

Nur wenn bekannt ist, welche Inhalte in das neue S/4-System übertragen werden müssen, kann eine sinnvolle Projektplanung stattfinden, in der die Projektinhalte und Projektbeteiligten definiert werden.

Bei dieser Planung gilt es unbedingt zu beachten, dass das zunächst technisch wirkende Migrationsprojekt einen hohen Einfluss auf die Fachbereiche und ihr tägliches Arbeiten hat.

Daher muss für das Projekt umfangreiche Unterstützung der Fachbereiche eingeplant werden.

Die zweite Phase beschäftigt sich mit den Geschäftsprozessen. Zunächst werden diese fachlich und technisch analysiert.

Dabei sollte bewertet werden, welche Prozesse aktuell gut laufen und möglichst unverändert in das neue SAP System überführt werden sollen. Zudem bietet sich an dieser Stelle die Gelegenheit, weniger optimale Prozesse zu verbessern und mögliche Altlasten abzuwerfen, in dem man sich wieder zurück zu standardisierten Prozessen bewegt.

Sobald die fachlichen Anforderungen geklärt sind, kann mit dem technischen Design der Zielarchitektur begonnen werden, das die S/4HANA Implementierung vorbereitet. Bereits in diesem Stadium bietet es sich an, ausgewählte Key User im Umgang mit der S/4HANA Software zu schulen.

Dies verbessert sowohl das Verständnis als auch die Mitarbeit der Angestellten und gibt ihnen die Möglichkeit, ihr Wissen später an die Kollegen zu streuen.

Wenn alle Voraussetzungen für die Migration erfüllt sind, also beispielsweise die Customer-Vendor-Integration durchgeführt und das Universal Journal in der Buchhaltung eingeführt ist, startet mit der Konfiguration des S/4HANA Systems die Hauptphase der Implementierung.

Das Customizing muss eingerichtet werden und erste Daten und Prozesse in das neue System übertragen werden.

Anschließend folgt eine intensive Testphase, in der die Konfiguration und Funktionalität getestet wird. Parallel kann mit der Schulung der Benutzer begonnen werden, da nun das S/4HANA-System in ausreichendem Funktionsumfang bereitsteht.

Sind alle Tests und Schulungen abgeschlossen, kann die letzte Phase des Projekts eingeleitet werden: Die Inbetriebnahme des neues S/4HANA Systems.

Um das neue S/4HANA System produktiv zu nutzen, muss zuerst der Cut Over durchgeführt werden. Dabei müssen die benötigten Daten vollständig migriert werden, die buchhalterischen Anfangsbestände gebucht werden und ein Abgleich der Gewinn- und Verlustrechnung durchgeführt werden.

Anschließend kann die Freigabe erfolgen und das System produktiv genommen werden. Auch wenn das neue System bereits produktiv läuft, kann ein vorübergehender Parallelbetrieb der bisherigen ERP-Software sinnvoll sein, um Vergleichsrechnungen durchführen zu können und eine Fallback-Lösung zu haben.

Im laufenden Betrieb sind dann die Performance des Systems zu überwachen und regelmäßige Wartungs- und Pflegemaßnahmen durchzuführen.

Wenn Sie diesen 4-Schritte-Plan zur Einführung von S/4HANA berücksichtigen, steht einer erfolgreichen Einführung der neusten SAP-Software auch in Ihrem Hause nichts mehr im Wege.